Organisieren Arbeitgeber eine Betriebsveranstaltung für ihre Arbeitnehmer, stehen immer wieder auch steuerrechtliche Fragen im Raum, unter anderem, wie hoch die Ausgaben pro Person sein dürfen, ohne dass sie lohnsteuerrechtlich wirksam werden, oder welcher Personenkreis teilnehmen darf – also z. B. auch Praktikanten, ehemalige Arbeitnehmer oder Begleitpersonen – bzw. wie der Freibetrag pro Person berechnet wird.

Dazu nachfolgend ein paar Hinweise:

Mit dem sogenannten „Zollkodexanpassungsgesetz” (hier: Artikel 5 des Gesetzes “Weitere Änderung des Einkommensteuergesetzes”, Punkt 13) wurde ab 1. Januar 2015 die bisherige Freigrenze von 110 €, bis zu der Aufwendungen von Arbeitgebern für Betriebsveranstaltungen nicht zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn zählen, in einen Freibetrag von 110 € pro Veranstaltung (max. 2 im Jahr) umgewandelt. Das bedeutet, dass bei Überschreiten des Wertes (von 110 €) der darüber liegende Betrag versteuert werden muss (früher: Bei Überschreiten der Freigrenze musste der gesamte Betrag versteuert werden).

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat zur Klärung von Anwendungsfragen in der betrieblichen Praxis am 14.10.2015 ein steuerliches Anwendungsschreiben zu Betriebsveranstaltungen veröffentlicht.

Wichtig für Arbeitgeber sind vor allem folgende Punkte:

• Zu berücksichtigende Arbeitnehmer (vgl. Tz. 3 des Schreibens):
  Die Anwendung der Freibetragsregelung ist nicht nur für aktive Arbeitnehmer zugelassen, sondern auch für ehemalige Arbeitnehmer, Praktikanten, Referendare, ähnliche Personen sowie Begleitpersonen. Zudem wird es nicht beanstandet, wenn auch Leiharbeitnehmer bei Betriebsveranstaltungen des Entleihers sowie Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen einbezogen werden.

• Berechnung des Freibetrags (vgl. Tz. 4 des Schreibens):
  Die zu berücksichtigenden Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung, die in Tz. 2 des BMF-Schreibens definiert werden, sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen.
  Der auf eine Begleitperson (z. B. Familienangehörige) entfallende Anteil der Aufwendungen ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson ist somit kein zusätzlicher Freibetrag von 110 € anzusetzen.

• Offenheit der Betriebsveranstaltung für alle Arbeitnehmer (vgl. Tz. 4 des Schreibens):
  Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.Als Betriebsveranstaltungen werden auch Veranstaltungen anerkannt, die nur für eine Organisationseinheit des Betriebs (z. B. eine Abteilung) durchgeführt werden sowie sogenannte Jubilar- und Pensionärstreffen.

• Reisekosten (vgl. Tz. 6 des Schreibens):
  Reisekosten, die der Arbeitgeber steuerfrei erstatten kann, liegen ausnahmsweise vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt.
  Reisen beispielsweise Mitarbeiter, die an einem anderen Standort tätig sind, für einen Betriebsausflug zunächst zur Unternehmenszentrale an, so gehören diese Fahrtkosten – sowie ggf. entstehende Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten – nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können als Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.