Beim Fahrtenbuch fordert das Finanzamt eine lückenlose Erfassung. Jede Dienstfahrt muss also genau aufgezeichnet werden.

Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht zur ordnungsgemäßen Führung eines Fahrtenbuchs nicht aus, denn bei Dienstreisen müssen immer folgende Daten aufgezeichnet werden.

Datum sowie Beginn und Ende der Fahrt
Kilometerstand bei Fahrtantritt und .-ende
gefahrene Wegstrecke
Startpunkt und Fahrtziel mit Angabe von PLZ, Ort, Straße
Anlass der Fahrt
Ansprechpartner/Fahrer

Wichtig:
Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen bei dienstlichen Fahrten nur dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Die Erfassung aller Daten muss zeitnah erfolgen.

Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.

So lautet zumindest eine Entscheidung des Finanzgerichts Niedersachsen mit Urteil vom 23.01.2019.

Im Streitfall war unklar, wann die Angaben zu den jeweiligen Fahrtanlässen in der Datenbank ergänzt worden waren. Offensichtlich bestand die Möglichkeit, die Angaben noch nach Monaten abzuspeichern.
Dies löst kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aus, so das Finanzgericht Niedersachsen. Wird ein elektronisches Fahrtenbuch eingesetzt, sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass sich aus den Datenbeständen die Abspeicherungstage nachvollziehbar ergeben.
Ferner stellte das Finanzamt Differenzen zwischen den Kilometerständen laut Fahrtenbuch und den Werkstattrechnungen bzw. dem TÜV-Bericht fest.
Das Finanzgericht hat die Fahrtenbücher auch deshalb verworfen, weil der Steuerpflichtige die tatsächlichen Kilometerstände zu keinem Zeitpunkt mit den rechnerisch ermittelten Tachoständen in den Daten des Fahrtenbuchs abgeglichen hat. Der tatsächliche Tachostand bleibt damit für jeden einzelnen Tag in allen Jahren unbekannt.

(FG Niedersachsen, Urteil vom 23.01.2019, Az. 3 K 107/18, NZB BFH Az. VI B 25/19)

2019-06-30