Wichtig: Die mit Schreiben vom 11. Juli 2019 aktualisierte Fassung der GoBD ist bereits wieder außer Kraft gesetzt. Es soll noch weiteren Abstimmungsbedarf mit den Bundesländern geben.
Bis auf Weiteres ist damit das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 zur GoBD maßgebend.
Die nachfolgend beschriebenen Neuerungen beziehen sich auf das mit Datum vom 11.07.2019 veröffentlichte BMF-Schreiben und besitzen somit noch keine Gültigkeit! Es ist aber davon auszugehen, dass eine überarbeitete Fassung sich inhaltlich eng an das BMF-Schreiben vom 11.07.2019 anlehnen wird.
Sobald die Neufassung der GoBD vorliegt, werden wir zeitnah informieren.

Akten digital zu archivieren hat mittlerweile auch in kleinen und mittleren Betrieben an Bedeutung gewonnen.

Allerdings müssen die Betriebe bei der digitalen Archivierung einige Dinge beachten. Bereits seit dem Jahr 2015 gelten hier die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)”. Dort wird genau beschrieben, welche gesetzlichen Vorgaben für die IT-gestützte Buchführung gelten.

Mit der damaligen Veröffentlichung wurde angekündigt, diese Grundsätze regelmäßig aktualisieren zu wollen, um vor allem mit neuen technischen Standards im Einklang zu bleiben.
Das ist nun erfolgt: Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 11. Juli 2019 die aktualisierte Fassung der GoBD veröffentlicht. Dieses Schreiben tritt an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014, BStBl I S. 1450 und ist mittlerweile im Bundessteuerblatt veröffentlicht (Zugang kostenpflichtig).

Neuerungen der GoBD

Zu den wichtigsten Neuerungen der GoBD gehört z. B. Folgendes:

• Das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte (Mobiles Scannen, z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräte) wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt.
• Die bildliche Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland ist zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland)
• Bei Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland ist das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung zulässig. Eine ersetzende bildliche Erfassung wird also nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden.
• Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion.
• Cloud-Systeme werden explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen.
• Änderungen an einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein.

Zu den grundlegenden Anforderungen durch die GoBD bei der Archivierung elektronischer Unterlagen hat Bitkom in dem Leitfaden „Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ die wichtigsten Punkte wie folgt zusammengefasst:

1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral und somit frei wählbar.
2. Die Archivierung von Belegen muss zeitnah zu erfolgen.
3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
5. Elektronisch archivierte Akten müssen lesbar und auswertbar bleiben.
6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.

Anwendungserlass des BMF vom 17.06.2019

2019-07-19