Akten digital zu archivieren ist inzwischen nicht nur in großen Unternehmen etabliert, auch in kleinen und mittleren Betrieben wird die digitale Aktenablage immer wichtiger.

Das betrifft auch den Bereich der nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen, die in den Unternehmen zunehmend in elektronischer Form geführt werden (z. B. als Datensätze).
Darüber hinaus werden in den Unternehmen aufbewahrungspflichtige Unterlagen ebenfalls in elektronischer Form (z. B. als elektronische Dokumente) aufbewahrt .

Allerdings müssen die Betriebe bei der digitalen Archivierung einige Dinge beachten.

Ein Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und sorgt damit für die für die Unternehmen wichtige Rechtsklarheit.
Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” beschreiben genau, welche gesetzlichen Vorgaben für die IT-gestützte Buchführung gelten.

Dazu gehören unter anderem solche Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen.

Auf der Grundlage dieses umfassenden BMF-Schreibens hat Bitkom in dem Leitfaden “Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

Elektronische Archivierung ist technologieneutral
Technische Vorgaben und Standards für das elektronische Archivsystem sind nicht vorgeschrieben und können auch angesichts der sehr großen Unterschiede im organisatorischen Umfeld der Unternehmen nicht vorgeschrieben werden. Der Unternehmer ist damit frei in der Wahl einer entsprechenden Lösung, soweit diese den Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation entspricht.
Die Archivierung von Belegen muss zeitnah zu erfolgen
Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, also möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung abzulegen. Sofern die Aufbewahrung in einem elektronischen Archivsystem erfolgt, müssen die Dokumente zum frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert werden, um mögliche Verluste und Manipulationen auszuschließen.
Dies lässt sich einerseits durch organisatorische Vorkehrungen bewerkstelligen Andererseits muss durch technische Maßnahmen gewährleistet werden, dass die Archivdaten zeitnah auf das endgültige Archivierungsmedium übertragen werden.
Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen
Eine zentrale Anforderung der “GoBD” betrifft die Unveränderbarkeit. Hier muss der Betrieb gewährleisten, dass sich die Hardware (z. B. durch unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) sowie die Software (z. B. durch Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) durch Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind.
Denn: Eine bloße Ablage im Dateisystem erfüllt die Anforderungen zur Unveränderbarkeit ohne zusätzliche Maßnahmen nicht.
Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden
Hier ist wichtig: Alle Archivierungsobjekte müssen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen werden (z. B. Dokumenten-ID, Dokumentenart, Zuordnung zu Stammdaten, Belegnummer, zeitliche Zuordnung). Außerdem muss die Firma sicherstellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet wird und recherchiert werden kann.
Soweit eine Konvertierung in ein internes oder sonstiges Format vorgenommen wird oder ein bereits elektronisch archiviertes Papierdokument weiterverarbeitet wird, müssen beide elektronischen Versionen archiviert werden. Außerdem sollte die konvertierte Version als solche zu erkennen sein.
Elektronisch archivierte Akten müssen lesbar und auswertbar bleiben
Aus Sicht der GoBD hat der Anwender die freie Wahl unter den technischen Bild- und Archivierungsformaten (Formatfreiheit), solange die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit sichergestellt sind. Das heißt: Es darf in Bezug auf die maschinelle Auswertbarkeit während des Archivierungsvorgangs keine Verkleinerung der Datenmengen erfolgen, die den Verlust steuerlich relevanter Daten zur Folge hat. Zudem können Papierdokumente vernichtet werden, wenn eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung sichergestellt ist und gesetzliche (außersteuerliche) Gründe nicht dagegen sprechen.
Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden
Aufbewahrungspflichtige (steuerrelevante) Daten dürfen auch im Archivsystem aufbewahrt werden. Dabei muss der Betrieb sicherstellen, dass das Archivsystem oder ein anderes System in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtigen Daten ermöglicht, als wären die Daten noch im Produktivsystem.
Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung
Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht, Einsicht in elektronische Dokumente zu nehmen und die EDV des Unternehmens zur Prüfung der Dokumente zu nutzen. Zusätzlich steht der Finanzverwaltung auch die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche elektronische Dokumente zu recherchieren und diese (Je nach Dateityp) maschinell auszuwerten. Auch im Fall digitalisierter (gescannter) Rechnungen müssen Unternehmer dem Betriebsprüfer auf Verlangen die Einsicht in die elektronischen Rechnungen gestatten.
Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden
Im Fall der elektronischen Belegarchivierung muss das Unternehmen dem Betriebsprüfer erlauben, die elektronischen Belege direkt am Bildschirm einzusehen. Das heißt: Der Betriebsprüfer darf die Hard- und Software des Unternehmens uneingeschränkt nutzen. Diese Regelung gilt auch dann, wenn die Belege noch als Papieroriginale vorhanden sind. Zudem steht dem Betriebsprüfer im Rahmen des unmittelbaren Datenzugriffs die Möglichkeit offen, mittels Volltextsuche Textdokumente innerhalb der Archivumgebung dateiübergreifend zu durchsuchen.
Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen
Elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Rechnungen dürfen unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland archiviert werden. Der Unternehmer kann dazu beim zuständigen Finanzamt einen schriftlichen Antrag stellen.
Für elektronische Rechnungen existiert hier eine Sondervorschrift. Demnach muss eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten sowie deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet sein. Dabei hat der Unternehmer dem Finanzamt den jeweiligen Aufbewahrungsort mitzuteilen.
Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren
Stellt ein Unternehmen die Aktenarchivierung von Papier auf digital um, muss dieses elektronische Archivierungsverfahren dokumentiert werden. Aus dieser Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden.
Zudem muss die Verfahrensdokumentation für einen sachverständigen Dritten verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein sowie die die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten werden.
Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen nachvollziehbar sein. Insgesamt sollte sich der Umfang der Verfahrensdokumentation an der Komplexität der Geschäftstätigkeit orientieren.

2018-01-31