Mit der elektronischen Beschaffung (E-Vergabe) können Vergabeverfahren öffentlicher Auftraggeber vollständig über das Internet und spezielle Vergabeplattformen abgewickelt werden.

Der Vorteil: Sowohl für den öffentlichen Auftraggeber als auch für private Auftragnehmer ist die E-Vergabe effizienter aufgrund einheitlicher Verfahren und geringerer Kosten.

Bis spätestens 18. Oktober 2018 müssen alle Auftraggeber und Auftragnehmer vollständig auf eine elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren umgestellt haben.
Bis zu diesem Zeitpunkt können Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen noch per Post beziehungsweise oder auf einem anderen geeigneten Weg übermittelt werden.

Die Zentralen Beschaffungsstellen des Bundes sowie der Länder und Kommunen müssen allerdings bereits zum 18. April 2017 komplett auf E-Vergabe umstellen.

Nach dem 18. Oktober 2018 dürfen andere als elektronische Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen – außer in ganz wenigen Ausnahmefällen – nicht mehr entgegen genommen und im Vergabeverfahren berücksichtigt werden.

Für Beschaffungen des Bundes im Unterschwellenbereich gilt seit dem 2. September 2017 die Unterschellenvergabeordnung (UVgO).
Auch sie enthält weitreichende Bestimmungen zur Digitalisierung der Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich:

Nach § 28 UVgO sind die Auftragsbekanntmachungen nunmehr immer auch im Internet zu veröffentlichen. Die Veröffentlichung ausschließlich zum Beispiel in Amtsblättern oder sonstigen Printmedien ist damit nicht mehr gestattet. Jede Auftragsbekanntmachung muss über das Portal www.bund.de auffindbar sein.
§ 29 UVgO schreibt vor, dass die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt über das Internet abrufbar sein müssen. Die Internetadresse muss bereits in der Auftragsbekanntmachung angegeben werden.
Angebote und Teilnahmeanträge sind spätestens ab dem 1. Januar 2020 zwingend mithilfe elektronischer Mittel einzureichen. Diese Verpflichtung gilt allerdings nicht, wenn der geschätzte Auftragswert 25.000 Euro nicht überschreitet oder ein Vergabeverfahren durchgeführt wird, bei dem keine Auftragsbekanntmachung veröffentlicht wird (Einzelheiten der Regelung in § 38 Absätze 1 bis 4 UVgO).

Vergabeplattform

Es gibt in Deutschland eine Vielzahl von staatlichen Ausschreibungsorganen auf Bundes- oder Landesebene sowie auf Ebene der Kommunen, sodass man sicher immer nur über einen Bruchteil der Ausschreibungen informiert sein kann. Hilfreich sind diverse Vergabeportale wie z. B. die Plattformen Bund.de, das Deutsche Vergabeportal oder der Infodienst Ausschreibungen.de.
(Für mehr Informationen über öffentliche Ausschreibungen siehe auch GründerNews vom 29.03.2017)

Tipp:

Bei jeder öffentlichen Ausschreibung müssen teilnehmende Unternehmen immer wieder eine Vielzahl von aktuellen Bescheinigungen und amtlichen Dokumenten zusammen mit dem Angebot einreichen.
Das dient dem Nachweis der fachlichen Eignung und Leistungsfähigkeit sowie für das Nicht-Vorliegen von Ausschlussgründen.

Es gibt aber für Unternehmen, die sich an bestimmten öffentlichen Ausschreibungen beteiligen wollen, die Möglichkeit der Präqualifizierung. Das gilt für den Bereich Bauleistungen (nach § 6 Absatz 3 Nr. 2 VOB/A) und neu auch für Unternehmen und freiberuflich Tätige aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich (nach § 48 Absatz 8 Vergabeverordnung).
Das bedeutet, dass Unternehmen sich nach dem Nachweis der Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit sowie Gesetzestreue und Zuverlässigkeit) in einem amtlichen Verzeichnis registrieren lassen können. Das Verzeichnis wird einmal jährlich aktualisiert.

Der Vorteil:
Egal, an wie vielen Ausschreibungen man sich beteiligt: Die Unterlagen für die Eignung werden nur einmal zusammengestellt bzw. jährlich aktualisiert und gelten für alle öffentlichen Ausschreibungen im Jahreszeitraum.

Mehr zum Thema Präqualifizierung: GründerNews vom 12.09.2017

2018-09-10 (erste Veröffentlichung am 23.11.2017)