Buchhaltung in der Cloud: Steuerrisiken beachten

Die Digitalisierung in der Buchhaltung macht auch vor kleinen Betrieben nicht halt. Immer häufiger setzen auch sie auf so genannte Cloud-Lösungen.

Das bringt einige Vorteile mit sich:
Sobald ein Beleg in die Cloud transferiert ist, können alle Verantwortlichen, egal wo sie sich gerade befinden, auf diese Buchhaltungsdaten zugreifen. Interessant ist das vor allem auch für (kleinste und kleine) Unternehmen, die ihre Buchhaltung extern erledigen lassen, denn damit können sowohl das entsprechende Buchhaltungsbüro als auch die Firma direkt und aktuell auf alle Daten zugreifen.
Günstig ist weiterhin, dass keine individuellen Updates mehr installiert werden müssen und die Software trotzdem immer auf dem neuesten Stand ist.
Ein weiterer Vorteil ist, dass in einer Cloud durch die automatisierten Updates auch die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften immer auf dem aktuellsten Stand sind.

Worauf sollte man achten?
Allerdings gilt es bei einer Cloud-Lösung auch einiges zu beachten, z. B. dass laut
Bundesdatenschutzgesetz für alle personenbezogenen Daten die Datensicherheit  zu garantieren ist.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass bei einer Cloud-Lösung alle steuerlichen Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchhaltung eingehalten werden müssen.
Auch wenn Anbieter einer Cloud-Lösung auf die Zertifizierung ihres Produkts für steuerliche Belange hinweisen, heißt das noch nicht, dass damit die steuerliche Sicherheit garantiert ist.

Wichtig bei Cloud-Lösungen für die Buchhaltung sind zur Erfüllung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (GoBD) zwei elementare Voraussetzungen:
• Die Originalbelege müssen im Inland verbleiben
• Jeder digital erfasste Beleg muss eindeutig einem Buchungssatz zugeordnet sein.

Die Grundsätze der GoBD (u. a. Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachprüfbarkeit) gelten auch für Kleinunternehmer uneingeschränkt. Dabei genügt es nicht, digitale Belege in einem normalen Dateisystem abzulegen, um GoBD-konform zu arbeiten. Es ist deshalb notwendig, ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bzw. eine der GoBD entsprechende Buchhaltungssoftware zu nutzen, die eine Änderung Ihrer Dokumente verhindert und Belege garantiert.

Tipp:

Wenn Du eine Cloud-Lösung für Deine Buchhaltung willst, sprich darüber zuvor mit Deiner Steuerberaterin/ Deinem Steuerberater oder mit einer anderen fachkundigen Stelle, ob die von Dir favorisierte Variante die Vorgaben zur ordnungsmäßigen Buchführung erfüllt. Damit beugst Du späterem Ärger mit dem Finanzamt vor.

2023-05-09

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