Mit Wirkung ab dem 29.12.2016 wurde der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht gesetzlich festgeschrieben.

In dem Zusammenhang hat das Bundesministerium für Finanzen kürzlich ein Anwendungsschreiben veröffentlicht, in dem es auch auf die Einzelaufzeichnungspflicht und deren Ausnahmen eingeht („Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen“).

Aus dem Inhalt:

„… 2.1.15:
Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt grundsätzlich unabhängig davon, ob der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendet.
…
Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichts-punkte sind zu berücksichtigen. Es wird z. B. nicht beanstandet, wenn die Mindestangaben zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls (vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.3) einzeln aufgezeichnet werden, nicht jedoch die Kundendaten, sofern diese nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden (vgl. Rz. 37 des BMF-Schreibens vom 14.11.2014, BStBl I S. 1450).
Dies gilt auch, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem eine Kundenerfassung und Kundenverwaltung zulässt, die Kundendaten aber tatsächlich nicht oder nur teilweise erfasst werden.
Soweit Aufzeichnungen über Kundendaten aber tatsächlich geführt werden, sind sie aufbewahrungspflichtig, sofern dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen.
…
2.2 Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen

2.2.1
Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen (BFH-Urteil vom 12.5.1966, IV 472/60, BStBl III S. 371).
Das Vorliegen dieser Voraussetzungen ist durch den Steuerpflichtigen nachzuweisen.
2.2.2
Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO, vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.4).
…
2.2.5
Von einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen ist auszugehen, wenn nach der typisierenden Art des Geschäftsbetriebs alltäglich Barverkäufe an namentlich nicht bekannte Kunden getätigt werden …. Dies setzt voraus, dass die Identität der Käufer für die Geschäftsvorfälle regelmäßig nicht von Bedeutung ist. Unschädlich ist, wenn der Verkäufer aufgrund außerbetrieblicher Gründe tatsächlich viele seiner Kunden namentlich kennt. …”

Das bedeutet:
Nach der gesetzlichen Regelung besteht beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung aus Zumutbarkeitsgründen keine Einzelaufzeichnungspflicht.
Voraussetzung: Es wird eine offene Ladenkasse und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet. Das gilt auch bei Dienstleistungen gegen Barzahlung, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Der Geschäftsbetrieb muss auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt des Dienstleisters und seiner Angestellten im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt sein.
Zu beachten ist aber: Einzelaufzeichnungen sind zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausübung der Dienstleistung üblicherweise individuell Einfluss nehmen kann.

Quelle und mehr: BMF-Schreiben vom 19.06.2018, Az. IV A 4 – S 0316/13/10005 :053

2018-09-03