Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (BGBl I 2016, S. 3152) hat die Finanzverwaltung ab dem 1. Januar 2018 die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau.

Diese Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung im Sinne der Abgabenordnung (AO), sondern ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme oder offener Ladenkassen.

Bei einer solchen Kassen-Nachschau soll der Amtsträger ohne vorherige Ankündigung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben überprüfen können.

Die betroffenen Steuerpflichtigen haben auf Verlangen alle Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Unterlagen vorzulegen.

In diesem Zusammenhang ist auf die sogenannte Verfahrensdokumentation hinzuweisen:
Die Notwendigkeit dieser Verfahrensdokumentation ergibt sich u. a. aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (14.11.2014, BStBl I 2014, S. 1450) zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD)“ und das bereits seit Anfang 2015 in Kraft ist.

Danach muss für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Sie besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwender-, einer technischen System- und einer Betriebsdokumentation .

Wenn eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.
Darauf weist die Finanzverwaltung in ihren Schreiben explizit hin. Dennoch ist eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation zu empfehlen, denn wenn es neben formellen auch zu materiellen Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung kommt sollte, dürfte der Umstand der fehlenden Verfahrensdokumentation „schätzungserhöhend“ wirken.

Folgen bei Beanstandungen:

Sofern ein Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, der Kassenbuchungen oder der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung besteht, kann der Amtsträger ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen.

Sollten Verstöße gegen die neuen Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung festgestellt werden, können diese als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € geahndet werden.

Hinweis für Betriebe mit offenen Ladenkassen:

Eine Aufbewahrung von Tagessummen-Belegen mit Einzelaufzeichnung der Erlöse und Summenbildung kann, sofern im Betrieb keine weiteren Ursprungsaufzeichnungen angefallen sind, in Fällen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Verwendung einer offenen Ladenkasse bei Anlegung des im Eilverfahren gebotenen summarischen Prüfungsmaßstabs den formellen Anforderungen an die Aufzeichnungen genügen (siehe dazu GründerNews vom 14.08.2017).

Aber gerade in Betrieben ohne elektronische Registrierkassen ist besonders wichtig, eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung abzusichern.
Denn beurteilt das Finanzamt die Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß (z. B. weil angeblich nicht sämtliche Einnahmen erklärt worden sind), kann es „Hinzuschätzungen“ vornehmen, die teils sogar mehrere Jahre zurückwirken und zu hohen Nachzahlungen und zum Vorwurf der Steuerhinterziehung führen können.

Was zu einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung gehört, kann man in unserem GründerTipp vom 31.03.2017 nachlesen.

2017-11-06